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Gérer vos archives

Communication

Loi du 15 juillet 2008, modifiant le code du patrimoine et en particulier les articles  L213-1 à L 213-8, relatifs au régime de communication des archives

Loi n° 78-753 du 17 juillet 1978, portant diverses mesures d’amélioration des relations entre l’administration et le public et diverses dispositions d’ordre administratif, social et fiscal.

1 - Communication administrative

  • Un service consulte les documents qu’il a produits sans autorisation particulière mais en demande une pour ceux qu’il n’a pas produits.
  • Les élus sont soumis aux mêmes règles que celles appliquées à tous les citoyens, à l’exception de ceux pourvus d’une délégation spécifique concernant leurs domaines d’attribution.

2 - Communication au public

  • La consultation des archives est gratuite et s’effectue sur place sous la surveillance d’un agent ; l’inscription du lecteur est obligatoire sur présentation d’une pièce d’identité avec photographie.
  • Un cahier ou classeur est ouvert afin d’enregistrer toute personne consultant les archives ; les éléments suivants seront relevés : nom patronymique, numéro de la pièce d’identité, adresse, objet de la recherche (exemple : histoire familiale, recherche universitaire, recherche administrative, etc.) et surtout les documents consultés.
  • Les usagers doivent respecter les règles suivantes : manipulation soigneuse des documents, usage du crayon de papier, interdiction de consommer de la nourriture et des boissons, etc. Le public n’a pas accès au local de conservation.
  • Dans le cadre de la consultation des archives par les élus et services, il est conseillé de mettre en place un cahier ou des fiches « fantôme » permettant le suivi des documents.
  • La collectivité n’a pas à se substituer aux particuliers dans la réalisation de leurs recherches personnelles ; elle doit cependant satisfaire à toutes les demandes à caractère administratif.
  • La circulaire des Archives de France AD 2200/5254 du 4 novembre 1983, précise que la reproduction de documents est une possibilité offerte au public et non un droit. Elle est soumise à certaines règles : en fonction des ressources humaines et matérielles des services, de l’état de conservation des documents et de la règlementation en vigueur.
  • La photocopie des documents reliés est interdite.
  • La reproduction des archives est payante, si c’est la collectivité qui la réalise (arrêté du 1er octobre 2001, relatif aux conditions de fixation et de détermination du montant des frais de copie d’un document administratif).
  • Les particuliers peuvent reproduire certains documents avec leur appareil photographique sans flash.

 


Délais de communicabilité des archives produites par les communes et leurs groupements



Délais

Code du patrimoine 2008

Exemples

 Immédiat

tout document d’archives publiques non concerné par les délais ci-dessous

- registre des délibérations du conseil

- registre des décès

- tables décennales des actes d’état civil

- listes nominatives de la population jusqu’en 1975 (arrêté du 4 décembre 2009, portant dérogation générale pour la consultation des listes nominatives du recensement général de la population)

- historique des écritures comptables

- permis de construire

25 ans

secret en matière commerciale et industrielle

 

 

 

état civil

- dossiers installations classées

- dossiers de marchés publics comportant des clauses de secret industriel et commercial

- actes de naissances, reconnaissances et de mariages, si la date du décès est connue

50 ans

protection de la vie privée

jugement de valeur

- dossiers de personnel

- dossiers d’aide sociale

- matrices cadastrales

75 ans

données collectées au moyen de questionnaires ayant trait aux faits et comportements d’ordre privé pour établir des statistiques (INSEE)

 

affaires portées devant les juridictions (sauf exceptions)

 

état civil

 

 

 

 - « copies » des minutes de notaires

 

- registres des actes de naissances et de mariages, à compter de la date de la clôture

100 ans

documents de nature juridictionnelles qui se rapportent à une personne mineure ou portant atteinte à l’intimité de la vie sexuelle des personnes

- dossiers d’aide sociale (pièces concernant les placements)

120 ans

secret médical

(120 ans, à compter de la date de naissance de l’intéressé)

ou
25 ans

(si la date du décès de l’intéressé est connue)

- dossiers de personnel

- dossiers d’aide sociale

Attention : le refus de communication de documents peut conduire un lecteur à entamer une procédure auprès de la commission d’accès aux documents administratifs (CADA).

Les Archives départementales vous apportent aide et conseils sur ce sujet.

Contact :

Mme Sylvie Péroche, responsable des archives communales.

Tél. : 05 55 50 15 50 ou 05 55 50 97 60 (standard).

ou via notre formulaire de contact


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