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Gérer vos archives

Définition des archives

Archives

Documents produits ou reçus par toute personne physique ou morale et par tout service ou organisme public ou privé dans l’exercice de leur activité. Les documents produits par l’État, les collectivités territoriales, les établissements publics, font partie des archives publiques.

Archives courantes

Documents et données nécessaires aux affaires en cours et utilisés fréquemment par les services producteurs.

Archives intermédiaires

Documents conservés à des fins de preuve mais d’usage peu fréquent.

Archives définitives

Documents et données n’ayant plus d’utilité administrative, mais conservés pour leur valeur patrimoniale ou probatoire. Les archives publiques définitives doivent être conservées dans un service public d’archives.

Bordereau (de versement ou d’élimination)

Le versement ou l’élimination d’un ensemble de dossiers ne peuvent avoir lieu sans un accord préalable entre le service détenteur et les Archives départementales. Le directeur des Archives, en donnant un visa d’élimination, décharge le chef du service de sa responsabilité en cas de recours. Un bordereau de versement bien rédigé permet au service de se faire communiquer rapidement par les Archives un dossier dont il a à nouveau besoin.

Contrôle scientifique et technique sur les archives publiques

Il porte sur toutes les étapes de la vie des documents ou des données, de leur création à leur versement dans un service d’archives, y compris leur classement et les conditions de leur communication. Il est exercé par le directeur des Archives départementales par délégation du préfet.

Durée d’utilité administrative (DUA)

Durée de conservation nécessaire d’un document à des fins juridiques ou de bonne gestion. Cette DUA et le devenir définitif des archives sont mentionnés dans les instructions de tri et de conservation.

Instructions de tri et de conservation

Élaborées au niveau national (entre ministères) ou local (entre les services versants et les Archives départementales), ces instructions, appelées aussi chartes d’archivage ou tableaux de gestion, indiquent, pour tous les types de données ou documents produits par un service, une DUA et un sort final (conservation, destruction, tri sélectif).


Espace personnel

1, allée Alfred-Leroux, 87032 Limoges Cedex
Tél. : 05 55 50 97 60

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Plan d'accès

Les Archives départementales sont un service du Conseil départemental de la Haute-Vienne : www.haute-vienne.fr

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La salle de lecture est ouverte au public les lundis de 13h à 17h et les mardis, mercredis, jeudis et vendredis de 8h30 à 17h.

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