Attention travaux en cours.
Perturbations du fonctionnement de la salle de lecture. Pour plus de renseignements, consultez notre rubrique travaux

Accueil > Gérer vos archives > Agent de l'administration hospitalière > Dématérialisation et archivage électronique

Gérer vos archives

Dématérialisation et archivage électronique

Les documents numériques produits par les services sont des archives publiques, soumises aux mêmes règles et aux mêmes principes que les documents sur papier (procédures de versement et d’élimination). On compte parmi ces documents les bases de données, les fichiers bureautiques, les messages électroniques, les documents sur papier numérisés, les documents échangés dans le cadre de téléprocédures ou encore les sites Internet.

Les documents numériques

  • Les documents numériques sont produits dans un environnement technologique dont l’évolution est très rapide (matériels, logiciels, formats, supports) : il est actuellement impossible de garantir la lisibilité de formats et de supports sur plus de 10 ans.
  • Certains d’entre eux (les documents natifs numériques) n’existent que sous forme numérique ; d’autres sont dématérialisés (documents papiers numérisés). Numériser ne signifie pas obligatoirement que l’on peut éliminer les documents sur papier. Leur élimination reste soumise à l’obtention préalable du visa des Archives départementales.
  • La production numérique est en accroissement constant : lorsqu’elle est mal maîtrisée, sa gestion génère des coûts importants (stockage) et des risques très élevés de pertes d’informations.

Enjeux juridiques et historiques

  • Les documents produits par l’administration sont susceptibles d’être utilisés comme preuve dans le cas de contentieux, mais aussi pour répondre aux exigences légales en termes de contrôle administratif. Il faut pouvoir conserver la preuve et la restituer. Depuis la loi n° 2000-230 du 13 mars 2000, l’écrit électronique peut avoir la même force probante qu’un écrit sur support papier, sous réserve « qu’il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en conserver l’intégrité ».
  • Comme les documents sur papier, les documents numériques peuvent présenter un intérêt historique. Ils doivent alors pouvoir être conservés et restitués sur le très long terme.

Les systèmes d’archivage électronique

  • Un système d’archivage électronique (SAE) ne prend en charge que des documents figés. Il est distinct d’un système de gestion électronique de documents (GED), qui permet la modification des documents. Il ne se confond pas non plus avec une sauvegarde (opération technique destinée à assurer la continuité de l’exploitation d’un système informatique en cas d’incident).
  • Un système d’archivage électronique vise à assurer la conservation à long terme (pérennité, intégrité et authenticité des données numériques). Il s’appuie sur des spécifications techniques, des normes internationales et des modèles conceptuels.

Les bonnes pratiques

  • Se poser la question de la valeur juridique des documents numériques que l’on produit, qui peut être très importante (courriels, documents échangés dans la cadre de téléprocédures, etc.), et celle de leur conservation (impression, conservation sous forme numérique) ;
  • Rationaliser ses pratiques de gestion des documents numériques : adoption de plans de classement, de règles de nommage ;
  • S’assurer, lors de la mise en place d’un projet de dématérialisation, que les documents numérisés garderont leur pleine valeur juridique, et consulter les Archives départementales en amont de la mise en place de tels projets.

Espace personnel

1, allée Alfred-Leroux, 87032 Limoges Cedex
Tél. : 05 55 50 97 60

Nous contacter

Plan d'accès

La salle de lecture est ouverte au public les lundis de 13h à 17h et les mardis, mercredis, jeudis et vendredis de 8h30 à 17h.

Plan du site

Mentions légales

Crédits