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Gérer vos archives

Le contrôle scientifique et technique de l'Etat sur les archives des collectivités territoriales

Contrôle scientifique et technique

La directrice des Archives départementales, par délégation du Préfet, est chargée du contrôle scientifique et technique de L’État sur les archives des collectivités territoriales (code du patrimoine, art. L212-10 et Code général des collectivités territoriales, art. D1421-1 et D1421-2).

Cette visite est organisée à l’initiative des Archives départementales et se fait sur place et sur pièces. Tous les espaces de conservation des documents (bureaux des élus et des fonctionnaires, le grenier, la cave, les anciens logements de fonction, etc.) sont visités.

Ce contrôle est destiné à dresser l’état des archives existantes et s’assurer de leur bonne conservation. Un rapport d’inspection est ensuite rédigé et envoyé à la collectivité, par le secrétariat général de la Préfecture.

Il s’exerce également sous d’autres formes, notamment :

  • la délivrance des autorisations de destruction des archives publiques (code du patrimoine, article R212-51), voir chapitre Éliminations ;
  • l’avis technique préalable à tous travaux :

- de construction ou d’aménagement de locaux d’archivage, (code du patrimoine, article R212-54), voir chapitre Salle d’archives,

- de classement d’archives, voir chapitre Gestion des dossiers au quotidien,

- de reliure et de restauration, voir chapitre Reliure et restauration;

  • l’aide en cas de sinistres : inondation partielle (infiltration, rupture de gouttière et/ou de canalisation, etc.), inondation totale, incendie, infestation par des moisissures ou des nuisibles, etc. ; dans tous les cas, une déclaration de sinistre doit être adressée à la préfecture et aux Archives départementales. Vous devez inclure les archives dans les contrats d’assurance passés par votre collectivité (code du patrimoine, article R212-53).

Récolement

À chaque renouvellement des conseils, un récolement doit être dressé et signé par les maires ou présidents sortant et entrant.

Le récolement recense les principaux documents conservés dans la collectivité : les registres des délibérations, des arrêtés et de l’état civil, les budgets et comptes, les dossiers des marchés publics, etc. ; il est réalisé en trois exemplaires (1 pour le maire/président sortant, 1 pour la collectivité, 1 pour les Archives départementales).

Code du patrimoine, articles L212-6 et L212-6-1

Préconisations relatives au récolement des archives communales à effectuer suite aux élections municipales des 23 et 30 mars 2014 (DGP/SIAF/2014/002)

Communes - récolement (PDF)

Communes - récolement (Word)

Communauté d'agglomération - récolement (PDF)

Communauté d'agglomération - récolement (Word)

Communauté de communes - récolement (PDF)

Communauté de communes - récolement (Word)

Dépôts d'archives communales

Le code du patrimoine de 2008 distingue deux catégories de communes dans la gestion des archives : les communes de moins de 2 000 habitants et celles de plus de 2 000 habitants.

Chiffres clés sur les communes haut-viennoises au 1er janvier 2015

communes : 201

communes de plus de 2 000 habitants : 29

communes de moins de 2 000 habitants : 172

Les communes de moins de 2 000 habitants

L’article L.212-11 du Code patrimoine dispose que «les documents de l’état civil ayant plus de 150 ans de date, les plans et registres cadastraux ayant cessé d’être en service depuis au moins 30 ans et les autres documents d’archives ayant plus de 100 ans de date (…) sont déposés » aux Archives départementales.

Le même article précise « toutefois, après déclaration auprès du représentant de l’État dans le département, la commune peut conserver elle-même ces documents ou, si elle est membre d’un groupement de collectivités territoriales, les déposer selon les modalités de l’article L. 212-12 premier alinéa. Est alors applicable le second alinéa de ce même article ».

Le terme dépôt signifie que les documents concernés par ce texte, sont transférés aux Archives départementales, mais que la commune en reste propriétaire.

Les archives déposées sont alors classées et analysées dans un répertoire (code du patrimoine, article R212-58) selon le cadre de classement de 1926 et les documents à éliminer sont recensés sur un bordereau, visé par le maire et la directrice des Archives départementales ; ces deux documents sont à conserver définitivement en mairie.

Chiffres clés sur les archives communales haut-viennoises déposées au 1er janvier 2015

  • Archives communales déposées aux Archives départementales : 180 dépôts
  • communes de moins de 2 000 habitants : 171 dépôts (dont 3 dépôts, de communes rattachées à d’autres suite aux lois de décentralisation)
  • communes de plus de 2 000 habitants : 9 dépôts (anciennes communes de moins de 2 000 habitants, pour la plupart)
  • Date du plus ancien document déposé : commune de Blond, 1559
  • Date du plus récent document déposé : commune de Saint-Hilaire-la-Treille, 1995
  • Métrage linéaire total conservé : 445 ml 

- archives classées avec répertoires : 345 ml

- archives en attente de classement : 100 ml (nous contacter)

  • Fonds communal déposé le plus volumineux : commune de Darnac, 6,95 ml
  • Fonds communal déposé le moins volumineux : commune de Cheissoux, 0,02 ml

À ce jour, 162 fonds d’archives communales sont cotés en E dépôt, suivi du numéro INSEE de la commune, puis de la série du cadre de classement de 1926 et d’un numéro en continu ; 18 fonds sont encore sous l’ancienne cotation E supplément, appelée à disparaître.

Toutes les archives d’une commune ne sont pas déposées aux Archives départementales (voir texte de loi ci-dessus). Des dépôts complémentaires sont régulièrement effectués par les communes. De très nombreux documents sont conservés en mairie car trop récents, exemples : les registres des délibérations du conseil municipal et d’état civil de moins de 100 ans, les permis de construire, etc.

Les communes de plus  de 2 000 habitants

En Haute-Vienne, ces communes gèrent directement leurs archives. Eu égard au volume des documents, l’aide technique pour le classement et la valorisation des archives proposée par le Conseil départemental correspond tout à fait à leurs besoins.

Contact :

Mme Sylvie Péroche, responsable des archives communales.

Tél. : 05 55 50 15 50 ou 05 55 50 97 60 (standard).

ou via notre formulaire de contact

 


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1, allée Alfred-Leroux, 87032 Limoges Cedex
Tél. : 05 55 50 97 60

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Les Archives départementales sont un service du Conseil départemental de la Haute-Vienne : www.haute-vienne.fr

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La salle de lecture est ouverte au public les lundis de 13h à 17h et les mardis, mercredis, jeudis et vendredis de 8h30 à 17h.

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