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Communicabilité des documents

Archives publiques

Les archives publiques sont par principe librement communicables. Le code du patrimoine (art. L213-1 à 8), qui régit la communication des archives publiques, fixe cependant un certain nombre de délais règlementaires de communication destinés notamment à protéger la vie privée des citoyens, le secret médical, le secret en matière industrielle et commerciale et la sûreté de l’État (loi du 15 juillet 2008).

La date du document le plus récent contenu dans un dossier est prise en compte pour le calcul de la date à partir de laquelle ce dossier devient librement communicable. Une communication par sous-dossier est possible si la structure du dossier le permet.

Lorsqu’un dossier d’archives publiques n’est pas librement communicable, une demande de dérogation peut être effectuée.

Type de documents et contenu

Délai

Observations

- Documents relatifs au secret des délibérations des autorités responsables relevant du pouvoir exécutif, à la conduite des relations extérieures, à la monnaie et au crédit public, au secret commercial, industriel et statistique, à la recherche des infractions fiscales ou douanières.

- Documents élaborés dans le cadre d’un contrat de prestation de services exécutés pour le compte d’une ou plusieurs personnes déterminées.

- Secret en matière de statistiques (cas général, hors données d’ordre privé).

25 ans

Ce délai ne concerne pas les élus placés à la tête des collectivités territoriales. Les contrats de prestation de service correspondent aux études réalisées à titre onéreux et sur commande par des personnes publiques pour le compte de personnes de droit privé. Les marchés publics n’entrent pas dans ce cadre.

- Documents relatifs au secret de la défense nationale, aux intérêts fondamentaux de l’État dans la conduite de la politique extérieure, à la sûreté de l’État et à la sécurité publique, à la sécurité des personnes et à la protection de la vie privée.

- Documents contenant une appréciation ou un jugement de valeur sur une personne physique, nommément désignée ou aisément identifiable, ou qui font apparaître le comportement d’une personne dans des conditions susceptibles de lui porter préjudice.

50 ans

La notion de « jugement de valeur », définie par la CADA, correspond à une appréciation positive ou négative, traduisant un regard subjectif. Le délai s’applique seulement si la communication peut porter préjudice à la personne concernée.

Documents relatifs à la construction, à l’équipement et au fonctionnement des ouvrages, bâtiments ou parties de bâtiments utilisés pour la détention.

50 ans

Délai décompté depuis la fin de l’affectation de ces usages.

Registres de naissance et de mariage (état civil)

75 ans*

À compter de la clôture du registre. Les actes de décès sont immédiatement communicables, sauf si la cause du décès est mentionnée en marge.

Enquêtes statistiques, lorsque sont en cause des données ayant trait aux faits et comportements d’ordre privé.

75 ans*

Les listes nominatives de recensement de la population ont fait l’objet d’une dérogation générale par arrêté en date du 4 décembre 2009.

Enquêtes de police judiciaire, dossiers de procédures, minutes et répertoires de notaires.

 

 

 

Hormis :

Documents d’enquêtes judiciaires ou des juridictions, minutes notariales se rapportant à une personne mineure et à l’intimité de la vie sexuelle des personnes.

75 ans*

 

 

 

 

100 ans

Ce délai ne s’applique qu’aux documents de nature juridictionnelle. La notion d’intéressé ne vise pas les témoins ni les personnes auditionnées mais seulement les accusés et les victimes.

 

Ce délai s’applique notamment pour les affaires de viols ou de mœurs.

Sécurité des personnes (agents spéciaux, agents de renseignement)

100 ans*

 

Documents portant atteinte au secret médical.

120 ans*

Délai décompté depuis la date de naissance de l’intéressé.

 * Ou 25 ans à compter du décès de l’intéressé, s’il est connu.

Archives privées

La communication et la reproduction des fonds d’archives privées peuvent être soumises à des restrictions (délais de communicabilité, obtention d’une autorisation préalable), définies par les donateurs ou déposants de ces fonds. Lorsqu’une autorisation préalable est nécessaire, une demande écrite et motivée doit être adressée aux Archives départementales, qui transmettront cette demande à la personne habilitée à délivrer l’autorisation.

Dispositions particulières liées à la préservation des documents

Les documents qui ne peuvent être manipulés sans risques pour leur intégrité ne sont pas communicables, qu’il s’agisse d’archives publiques ou privées. Les Archives départementales procèdent à des campagnes de restauration de documents détériorés, à l’issue desquelles ces documents redeviennent communicables.

Les documents numérisés ou microfilmés ne peuvent être consultés sous forme d’originaux.

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La salle de lecture est ouverte au public les lundis de 13h à 17h et les mardis, mercredis, jeudis et vendredis de 8h30 à 17h.

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