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Gérer vos archives

Classement et éliminations

Classement

Les travaux de classement des archives se font sous la responsabilité du maire et/ou du président de la communauté de communes/syndicat intercommunal et ne peuvent en aucun cas être confié à des bénévoles (particuliers ou associations) ou à des agents non qualifiés.

Le classement, réalisé au jour le jour, peut être :

  • alphabétique (dossiers d’agents communaux, d’aide sociale, des soldats morts pour la France, etc.)
  • thématique (agriculture, état civil, élections, budgets et comptabilité, marchés publics [bâtiments, voirie, eau potable, assainissement, etc.].
  • chronologique (exemple : factures d’investissement, 1990-1999), etc.

Le cadre de classement règlementaire, défini par l’arrêté sur les archives communales du 31 décembre 1926 et mis à jour dans les années 1970, permet de ventiler par séries (ou thèmes : élections, urbanisme, etc.), tous les dossiers produits dans votre mairie.

 Cadre de classement des archives communalesLes communautés de communes et syndicats intercommunaux pourront opter pour le classement en continu ou semi-continu en fonction des compétences définies dans les statuts et/ou du versement des dossiers dans la salle d’archives (application de la série W - par exemple : 1 W – Conseil communautaire/syndical ; 2 W – Budgets et comptes ; 3 W - Comptabilité ; 4 W – Ressources humaines, etc.).

L’archivage, mais aussi la recherche des documents, sera facilité si vous anticipez le classement dès l’ouverture de votre dossier, exemple :

  • en Haute-Vienne les factures d’investissement sont conservées dans les communes et leurs groupements ; il faut donc au  début de l’année budgétaire, créer un dossier pour les « factures d’investissement » (ce dossier sera conservé définitivement) ; un autre pour les « factures de fonctionnement » (ce dossier sera éliminé au terme des 10 ans après tri).

Eliminations

Éliminer est un geste indispensable pour la bonne administration de la collectivité.

Il distingue au terme de la durée d’utilité administrative (DUA), les archives à conserver définitivement des archives à éliminer, car dépourvues d’intérêt administratif et historique.

Pour connaître les durées de conservation des documents, les communes et groupements de communes ont à leur disposition sur Internet, deux supports, sous forme de tableaux de gestion, présentant par thèmes :

  • une très riche introduction,
  • la typologie des documents produits par les collectivités,
  • la DUA,
  • le sort final (C ou V pour conserver, D pour détruire/éliminer et T pour trier)
  • et l’indispensable colonne « observations », portant mentions des textes règlementaires, des obligations et conseils pratiques, etc.

 


L’instruction DAF/DPACI/RES/2009/018 du 28 août 2009 relative au tri et à la conservation des archives produites par les services communs à l’ensemble des collectivités territoriales (communes, départements et régions) et structures intercommunales (184 pages) :

 

 1 - Assemblées, instances consultatives

et cabinet

2 - Ressources humaines

3 - Patrimoine mobilier, immobilier et foncier

4 - Affaires juridiques, contentieux et assurances

5 - Finances

6 - Marchés publics

7 - Contrôle et évaluation

8 - Relations internationales

9 - Communication

10 - Archives

11 - Documentation

12 - Informatique

 

 

Préconisations relatives au tri et à la conservation des archives produites par les communes et structures intercommunales dans leurs domaines d’activité spécifiques : DGP/SIAF/2014/006 du 22 septembre 2014 (275 pages) :

 

0 – Procédures et modes de gestion transverses

1 – Attributions du maire en tant qu’agent de l’Etat

2 – Police et sécurité publique

3 – Cadastre et impôts locaux

4 – Politique de la ville

5 – Urbanisme

6 – Transports et déplacements

7 – Gestion du domaine public, voirie et réseaux

8 – Action sociale

9 – Habitat et logement social

10 – Santé et environnement

11 – Petite enfance

12 – Enfance et jeunesse

13 – Culture, sport et vie associative

14 – Agriculture

15 – Action économique

16 – Tourisme

Une instruction spécifique au traitement et à la conservation des archives relatives aux élections politiques postérieures à 1945 a été publiée le 5 janvier 2004 :

Avant toute élimination, il faut faire preuve de souplesse quant à l’application de ces instructions, et analyser les conséquences juridiques, financières, etc., mais également bien connaître l’histoire du territoire.

Le travail de tri doit débuter par les séries volumineuses, afin de libérer de l’espace ; par exemple : les taxes foncières et d’habitation et matrices cadastrales imprimées de plus de 5 ans, etc. En Haute-Vienne, les taxes professionnelles sont conservées.

Il faut diminuer la masse de papier en privilégiant dès sa création, le support électronique ; exemple : l’enregistrement du courrier arrivé/départ peut se faire désormais sur un tableur et non plus sur un registre.

Avant toute élimination, il est obligatoire de rédiger un bordereau d’élimination en deux exemplaires qui sera signé par le représentant de la collectivité et adressé ensuite pour visa de la directrice, aux Archives départementales ; les applications informatiques éliminées seront mentionnées sur le bordereau d’élimination.

Dans certaines mairies haut-viennoises, les éliminations d’archives contemporaines représentent environ 40 % du métrage linéaire total et pour les communautés de communes, entre 50 et 60 %.

 Exemple de bordereau d'élimination

 Communes - bordereau d'élimination (Word)

 Communes - bordereau d'élimination (PDF)

 Communauté de communes - bordereau d'élimination (Word)

 Communauté de communes - bordereau d'élimination (PDF)

 Syndicat intercommunal - bordereau d'élimination (Word)

 Syndicat intercommunal - bordereau d'élimination (PDF)

Les bordereaux seront conservés définitivement : un dans le dossier Archives de la collectivité, l’autre aux Archives départementales. Ce bordereau est la preuve du respect de la procédure administrative et témoigne de l’existence antérieure des documents.

La destruction physique des documents, réalisée principalement par le feu et en toute confidentialité, ne se fera qu’après l’accord des Archives départementales. Des demandes d’élimination de documents peuvent être refusées.

Contact :

Mme Sylvie Péroche, responsable des archives communales.

Tél. : 05 55 50 15 50 ou 05 55 50 97 60 (standard).

ou via notre formulaire de contact


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