Accueil > Rechercher > Boîte à outils > Glossaire

Rechercher

Glossaire

Les Archives départementales de la Haute-Vienne conservent les archives produites au cours des siècles par les institutions et les administrations présentes sur le territoire du département. Ces documents sont classés selon des règles bien définies qui sont définies ci-dessous, en un petit cours d’archivistique express (voir les mots et expressions en gras).

Les archives sont groupées en fonds, parfois composés de plusieurs versements. L’archiviste en effectue le classement, en tenant compte de la notion de respect des fonds, et rédige un instrument de recherche. Chaque document est muni d’une cote qui fait référence à un cadre de classement organisé en séries. Toute personne peut consulter les documents qui ont atteint leur date de libre communicabilité. Précisons enfin qu’il y a des archives privées et des archives publiques, et que celles-ci n’entrent aux Archives départementales qu’à l’issue de leur durée d’utilité administrative.

Archives

La loi du 15 juillet 2008 définit les archives comme « l’ensemble des documents, quels que soient leur date, leur lieu de conservation, leur forme et leur support, produits ou reçus par toute personne physique ou morale et par tout service ou organisme public et privé dans l’exercice de leur activité ». N’étant que la conséquence indirecte d’une activité humaine et non son objectif, elles se distinguent fortement des œuvres littéraires ou artistiques (même si elles peuvent revêtir un aspect esthétique) et de la documentation (qui est réunie intentionnellement dans un but d’information). Elles peuvent se présenter sous forme de registres, de cahiers, de liasses, de plans, de photographies, de schémas, ou encore de fichiers numériques. L’unité archivistique de base est appelée « article ». On appelle « pièce » une unité matérielle indivisible (une lettre, un cahier, un registre, une photographie…).

Archives publiques

Les archives sont publiques lorsqu’elles sont produites par l’État, les collectivités territoriales, les établissements publics et les autres personnes morales de droit public, ainsi que par des personnes de droit privé chargées d’une mission de service public ; les minutes et répertoires des officiers publics ou ministériels (notaires) sont aussi des archives publiques. Elles constituent la très grande majorité des archives conservées par les Archives départementales. Elles sont communicables en fonction de délais fixés par la loi.

Archives privées

Toutes les archives dont la définition ne correspond pas à celle des archives publiques sont des archives privées. Il s’agit donc en pratique des archives produites par une personne de droit privé : un individu en tant que tel, une famille, une entreprise privée, une association, etc. Les archives privées offrent souvent un grand intérêt dans la mesure où elles offrent des points de vue différents de ceux des archives publiques, et où la variété des sujets abordés est grande. Elles peuvent entrer aux Archives départementales par voie de don, de dépôt, d’achat, de legs ou de dation. Leur communicabilité est définie en accord avec la volonté de leur propriétaire. Pour plus d’informations, consulter la page « Gérer vos archives ».

Cadre de classement

Les centaines de fonds d’archives conservés par les Archives de la Haute-Vienne sont désignés par un ensemble de chiffres et de lettres qui constitue le cadre de classement des Archives départementales (commun à l’ensemble des départements). Par exemple, la lettre M désigne les dossiers préfectoraux concernant l’administration générale du département de 1800 à 1940 ; 6 M désigne ceux d’entre eux qui sont relatifs à la population ; ainsi, les recensements de la population sont classés en 6 M. À noter que les archives communales ont un cadre de classement distinct, de même que les archives hospitalières. Pour plus d’informations, consulter les pages « Guide du chercheur » et « S’orienter dans les fonds d’archives ».

Cadre de classement des archives départementales

Cadre de classement des archives communales

Cadre de classement des archives hospitalières

Communicabilité

Les archives publiques sont communicables de plein droit. Toutefois, certains documents ne sont communicables qu’à l’issue de délais fixés par la loi. Pour plus d’informations, consulter la page « Communicabilité ». Des dérogations peuvent par ailleurs être obtenues pour consulter un document avant échéance de ce délai.

Cote

Chaque unité archivistique (dossier, registre, etc.) est désignée par un ensemble de lettres et de chiffres qui lui est propre. Par exemple, 6 M 152 désigne un article contenant les listes nominatives de recensement de la commune de Nexon de 1896 à 1911 provenant de la préfecture. Cet identifiant unique de chaque article est appelé une cote.

Classement

Les Archives départementales procèdent au classement des documents en obéissant au principe du respect des fonds. Au sein d’un fonds, l’opération de classement ne se limite pas à des opérations élémentaires telles que le classement alphabétique ou chronologique. Elle consiste à mettre les documents dans un ordre qui doit refléter la structure et les missions de la personne qui a produit le fonds d’archives. Par exemple, un fonds d’archives personnelles sera structuré en distinguant les documents concernant l’individu, sa famille, puis ses différentes fonctions ; au sein d’une fonction on trouvera par exemple les documents généraux, puis la comptabilité, la correspondance, etc. Le classement aboutit à la rédaction d’un instrument de recherche.

Durée d’utilité administrative

C’est le délai pendant lequel un document administratif doit être conservé soit pour des raisons juridiques, soit pour l’intérêt des personnes, soit pour permettre la gestion du service qui l’a produit ; ce dernier doit assurer sa conservation durant ce délai. Ensuite, le document peut soit être éliminé avec l’autorisation du directeur des Archives départementales, soit versé aux Archives départementales. Il entre alors dans un nouveau cycle de sa vie, durant lequel il n’a plus (ou peu) d’utilité concrète mais peut être exploité à des fins historiques.

Fonds

Un fonds d’archives est l’ensemble des documents produits ou reçus par une personne ou un organisme donné. Par exemple : fonds d’un architecte, d’un notaire, d’un tribunal, d’une commune, d’un service public, d’une association, d’un érudit, etc.

Instrument de recherche

C’est l’outil qui permet au chercheur de prendre connaissance du contenu d’un fonds et d’en consulter les documents. Il existe différents types d’instruments de recherche, dont la forme est règlementée par des normes et textes officiels. On distingue par exemple l’état des fonds (description succincte d’un ensemble homogène de fonds), les répertoires numériques (décrivant chaque article dans l’ordre des cotes), les répertoires méthodiques (décrivant chaque article dans l’ordre logique lorsque celui-ci diffère de l’ordre des cotes), ou encore les inventaires analytiques (décrivant chaque pièce du fonds). Pour accéder aux inventaires des fonds conservés aux Archives départementales, consulter le « Guide du chercheur ».

Respect des fonds

Pourquoi les documents ne sont-ils pas classés tout simplement par sujet ? se demande toute personne qui aborde les archives pour la première fois. Parce que le principe essentiel du classement archivistique est le respect des fonds. Ce principe consiste à ne jamais dissocier un document de son contexte d’origine. Par exemple, on laissera dans leurs fonds d’archives respectifs des dossiers concernant tous trois l’industrie de la chaussure mais provenant l’un d’une fabrique, un autre de la préfecture, un troisième du tribunal de commerce. Procéder autrement aurait pour résultat de détruire des informations essentielles à la compréhension de chacun de ces dossiers.

Série d’archives

Une section du cadre de classement désignée par une lettre est une série : par exemple la série M (Administration générale et économie du département de 1800 à 1940). Les séries sont divisées en sous-séries, désignées par un chiffre et une lettre : par exemple, la sous-série 6 M (population, économie, statistiques de 1800 à 1940). Une sous-série peut contenir un seul fonds ou plusieurs ; dans ce dernier cas, les fonds sont normalement bien distingués.

Versement

Le versement est l’opération matérielle et intellectuelle par laquelle la responsabilité de la conservation d’archives passe de l’administration à un service d’archives ; le terme désigne également par extension les documents ainsi transférés. Le fonds d’un service administratif peut ainsi être constitué de plusieurs versements. 


Espace personnel

1, allée Alfred-Leroux, 87032 Limoges Cedex
Tél. : 05 55 50 97 60

Nous contacter

Plan d'accès

La salle de lecture est ouverte au public les lundis de 13h à 17h et les mardis, mercredis, jeudis et vendredis de 8h30 à 17h.

Plan du site

Mentions légales

Crédits