Le récolement règlementaire des archives communales et intercommunales

À chaque renouvellement des conseils municipaux, communautaires ou syndicaux, un procès verbal de décharge et de prise en charge des archives de la commune ou de l'EPCI doit être signé par le maire ou le président sortant, ainsi que par le maire ou le président nouvellement élu. Celui-ci engage en effet, sous le contrôle du conseil, sa responsabilité envers les archives de la commune ou de l'EPCI.

En annexe de ce procès-verbal figure un récolement des archives communales, communautaires ou syndicales, qui recense les principaux documents conservés dans la collectivité : les registres des délibérations, des arrêtés et de l’état civil, les budgets et comptes, les dossiers des marchés publics, etc.

Ce document doit être dressé en trois exemplaires (1 pour le maire/président sortant, 1 pour la collectivité, 1 pour les Archives départementales).

Depuis 2026, le récolement peut-être saisi de manière dématérialisée sur le site Démarches Simplifiées. Les données y demeureront accessibles durant 3 ans à compter du dépôt ; elles doivent être téléchargées par les Archives départementales, le maire sortant et le maire nouvellement élu.

Le récolement communal de l'année 2026 doit être effectué avant le 1er septembre 2026. Sa réalisation est règlementaire, et ce même dans le cas où le maire ou le président aurait été réélu.

Textes de références :

- Code du patrimoine, articles L212-6 et L212-6-1 

- Arrêté interministériel du 31 décembre 1926 portant règlement des archives des communes, modifié, article 4, articles 62 à 65

- Préconisations relatives au récolement des archives communales et intercommunales à effectuer suite aux élections municipales et communautaires des 15 et 22 mars 2026 (DGPA/SIAF/2025/011)