Dématérialisation et archivage électronique

Les documents numériques produits et reçus par les organismes publics et privés répondent aux mêmes obligations que les documents sous forme papier. Ils sont soumis aux mêmes règles et aux mêmes principes que les documents sur papier (procédures de versement et d’élimination). (Code du patrimoine, art. L 211-1 au 211-6). 

Qu’est-ce que la dématérialisation ?

La dématérialisation est une opération visant à ce que des documents gérés sous forme papier le soient sous forme numérique, soit par le biais d’une opération de numérisation, soit par la révision des processus de production et de gestion de l’information.

Les documents et données numériques

Il faut distinguer les documents nativement numériques des documents numérisés. La numérisation est généralement mise en place pour des raisons opérationnelles : faciliter le partage de l’information et la mobilité.

Parmi les documents et données nativement numériques, il existe deux types de données :

- Les données structurées : issues des applications métiers comme les bases de données, des outils de gestion électronique de documents ou de flux dématérialisés ;

- Les données non structurées : les fichiers bureautiques, les fichiers images et audiovisuels, les messageries électroniques.

Les spécificités du numérique

• Fragilité et obsolescence des formats et des supports de conservation. Les documents numériques sont produits dans un environnement technologique dont l’évolution est très rapide (matériels, logiciels, formats, supports) : il est actuellement impossible de garantir la lisibilité de formats et de supports sur plus de 10 ans.
• Une production difficile à gérer et à retrouver. La production numérique est en accroissement constant : lorsqu’elle est mal maîtrisée, sa gestion génère des coûts importants (stockage, ressources humaines) et des risques très élevés de pertes d’informations.

Enjeux juridiques et historiques

• Les documents produits et reçus sont susceptibles d’être utilisés comme preuve dans le cas de contentieux, mais aussi pour répondre aux exigences légales en termes de contrôle administratif. Il faut pouvoir conserver la preuve et la restituer. Depuis la loi n° 2000-230 du 13 mars 2000 , l’écrit électronique peut avoir la même force probante qu’un écrit sur support papier, sous réserve « que puisse être dûment identifiée la personne dont il émane et qu'il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l'intégrité. ».
• Comme les documents sur papier, les documents numériques peuvent présenter un intérêt historique. Ils doivent alors pouvoir être conservés et restitués sur le très long terme.

Les systèmes d’archivage électronique

• L’archivage électronique est un écosystème (infrastructures, logiciels, processus, référentiels documentaires, acteurs) ayant pour objectifs de gérer et d’organiser les informations numériques dans le temps, et de les conserver à moyen et long terme dans le but de les rendre accessibles et exploitables.
• Pour ce faire, le système d’archivage électronique (SAE) doit garantir l’authenticité, l’intégrité, la traçabilité, la lisibilité, la pérennité et l’accessibilité des données et documents archivés.
• A ne pas confondre le SAE avec un logiciel de gestion électronique de documents (GED) : application permettant d’organiser et de gérer les informations de documents, elle ne garantit ni l’intégrité, ni la pérennité des données ; ou avec une sauvegarde informatique : opération technique destinée à assurer par une copie de sécurité, la continuité de l’exploitation d’un système informatique en cas d’accident, la conservation des sauvegardes est toujours inférieure aux besoin de gestion du cycle de vie des données.
• Depuis 2021, le Département de la Haute-Vienne a adhéré à AMADEO (Archivage Mutualisé des Actes et Données Electroniques de l’Ouest) rejoignant ainsi une dizaine de collectivités de la Nouvelle-Aquitaine.

Quelques bonnes pratiques

• Avoir une vision de sa production documentaire, des outils de production et réception ainsi que des lieux de stockage de l’information ;
• Identifier les documents et données à forte valeur juridique et opérationnelle ainsi que les données à caractère personnel ;
• Rationaliser ses pratiques de gestion des documents numériques, adoption de charte de gestion documentaire : plans de classement, de règles de nommage ;
• Eviter de conserver vos données sur des supports amovibles tels que des CD-Roms, clés USB ;
• Mettre en place des espaces de stockage protégés pour les données essentielles ;
• Associer votre service d’archives à la définition et à la mise en œuvre de vos projets informatiques : dématérialisation, acquisition de logiciel…

La numérisation, puis-je détruire le papier après numérisation ?

Une copie numérique peut être considérée comme fiable et fidèle si elle suit un certain nombre de recommandations.

Une fiche pratique est à votre disposition. 

Ce document rappelle la définition de la numérisation et le cadre réglementaire existant, et vous présente la procédure d’obtention du visa d’élimination anticipée après numérisation.