Dérogations aux délais légaux de communicabilité
Dérogation aux délais légaux de communicabilité
Le code du patrimoine (art. L 213-3) prévoit une possibilité d’accès par dérogation aux archives publiques non librement communicables ainsi que la possibilité d’instaurer des dérogations générales portant sur des fonds ou des parties de fonds.
Dérogations accordées à titre personnel
Pour obtenir une dérogation, le demandeur doit remplir un formulaire de demande dérogation (à télécharger sur l'encart à droite de l'écran) et l’adresser aux Archives départementales, chargées d’instruire la demande.
Avant de remplir le formulaire
Assurez-vous, en nous contactant au préalable si nécessaire, que le document que vous souhaitez consulter n’est pas librement communicable.
Comment remplir le formulaire ?
- Renseignez sur la première page les informations relatives à votre identité et à la nature de votre recherche.
- Notez sur la deuxième page, la partie relative à vos motivations doit être soigneusement remplie et l’engagement de réserve doit impérativement être rempli et signé.
- Sur la troisième page, les références du ou des documents que vous souhaitez consulter. Si ces documents proviennent de plusieurs services, une page doit être imprimée et remplie pour chacun d’entre eux, car chacun sera consulté pour avis sur votre demande.
- Adressez le formulaire aux Archives départementales de la Haute-Vienne, 1 allée Alfred-Leroux, 87000 Limoges.
À noter :
- Par défaut, une demande de dérogation n’est accordée que pour la consultation des documents. Si vous souhaitez réaliser des reproductions, cette demande doit impérativement figurer dans les motivations de votre demande, avec l’indication de l’usage auquel ces reproductions seront destinées (usage personnel, publication, etc.).
- La consultation de documents communiqués par dérogation aux délais de communicabilité s’effectue uniquement en salle de lecture, à l’une des places réservées à cet effet, par le demandeur et lui seul.
Déroulement de la procédure
Après avis du service versant et du directeur des Archives départementales, un courrier de réponse est envoyé à votre adresse personnelle. Cette procédure aboutit généralement dans les deux mois après réception de votre demande.
Le texte de référence encadrant un accès anticipé aux documents d'archives est consultable sur le site du Service Interministériel des Archives de France (SIAF).
Dérogations pour la communication des registres matricules
Les registres de recrutement militaire ou registres matricules sont en règle générale communicables à l’issue d’un délai de 120 ans à compter de la date de naissance des intéressés, ou 25 ans après leur décès, en raison des informations à caractère médical qu’ils contiennent. D’autres délais peuvent également entrer en ligne de compte (50 ans pour les éléments se rapportant à la vie privée, 75 ans pour les éléments à caractère judiciaire).
Depuis 1995 (note AD/DEP 3153 du 23 juin 1995), les décisions d’octroi de dérogation aux délais de communicabilité des registres de recrutement militaires et autres documents relatifs à la conscription sont prises par le directeur des Archives départementales aux conditions suivantes :
1/ Demande formulée dans le cadre de recherches généalogiques personnelles portant sur la famille du demandeur : la reproduction des feuillets concernant les membres de la famille (ascendants directs du demandeur et de son conjoint, oncles et grands-oncles) est autorisée, sous réserve des dispositions générales en matière de reproduction des documents.
2/ Demande formulée dans le cadre de recherches biographiques portant sur une personne extérieure à la famille du demandeur : la consultation est assortie d’un engagement de réserve. La reproduction en salle par le lecteur n’est pas autorisée. Les reproductions sont effectuées par les Archives départementales avec occultation des éléments non communicables.
3/ Demande formulée dans le cadre de recherches sociologiques, c’est-à-dire portant sur l’étude d’un certain nombre de militaires : la consultation est assortie d’un engagement de réserve. La reproduction par le lecteur en salle n’est pas autorisée. Les reproductions sont effectuées par les Archives départementales avec occultation des éléments non communicables.
Il existe depuis 2012 une dérogation générale pour la consultation des registres de recrutement militaire des classes 1912-1921.
Dérogations accordées à titre général
- Une dérogation générale pour la consultation des registres matricules du recrutement militaire de la Première Guerre mondiale a été instituée par arrêté du 20 décembre 2012 : les registres matricules des classes 1912-1921 sont librement communicables.
- Les listes nominatives de recensement de la population ont fait l’objet d’une dérogation générale jusqu'en 1975 par arrêté du 4 décembre 2009. Pour les listes postérieures à cette date, une demande de dérogation est nécessaire, ainsi qu'un passage devant le comité du secret statistique (circulaire DGP/SIAF/AACR/2010/005 du 12 mai 2010).
- Une dérogation générale pour la consultation des fonds d’archives publiques concernant la Seconde Guerre mondiale a été instituée par arrêté du 29 avril 2002 : la plupart des dossiers émanant des services préfectoraux, des services de police et des services des renseignements généraux sont librement communicables. Les dossiers des juridictions d'exception de Vichy et du Gouvernement provisoire de la République ont été ouvertes aux chercheurs par arrêté du 24 décembre 2015.
Généalogistes professionnels
La procédure d'accès à l'état civil de moins de 75 ans par les généalogistes professionnels a fait l'objet d'une fiche pratique des Archives de France.
Lors de votre inscription en salle de lecture, vous devez présenter, outre votre carte d’identité, votre carte professionnelle ainsi que l’autorisation de consultation délivrée par le Service interministériel des Archives de France (circulaire DGP/SIAF/AACR/2010/006 du 5 juillet 2010). La présentation de ces documents est indispensable pour la consultation des documents auxquels vous avez droit.
Les genéalogistes mandatés par un officier ministériel bénéficient de facilités pour la consultation de l'état civil, des documents fiscaux et des registres matricules du recensement militaire (circulaire AD 91-9 du 9 décembre 1991). En l'absence de mandat ou pour tout autre type de documents, ils sont soumis aux règles s'appliquant aux particuliers en matière de dérogation.