Verser

Le versement est l’opération matérielle et administrative par laquelle des archives sont transférées du service qui les a constituées (appelé service versant) au service d’archives compétent pour les recevoir.

« Lors du transfert de documents dans un dépôt d'archives relevant du service interministériel des archives de France de la direction générale des patrimoines, il est établi un bordereau descriptif par les soins du service d'origine des documents qui effectue le versement » (Code du patrimoine, article R 212-16).

Procédure de versement

Un bordereau de versement est établi par le service versant. Il doit impérativement être envoyé par mail aux Archives départementales pour vérification avant d’effectuer le versement (nous contacter). Une fois validé par les Archives, il doit être leur être adressé en trois exemplaires originaux signés par le chef de service.

Dès réception des bordereaux de versement signés, la date effective du versement est fixée en commun accord entre le service versant et les Archives départementales. Le transport des documents aux Archives départementales est à la charge du service versant.

Après la prise en charge du versement, un exemplaire du bordereau signé est retourné au service versant pour conservation définitive.

Rédaction du bordereau de versement

Elle doit être précise et comporte six éléments de description.

• Identification du service versant (intitulé sans sigles, nom et coordonnées téléphoniques de l’agent responsable du versement, nombre d’articles versés).
• Quantité d’archives versées (métrage, nombre de boîtes ou volume approximatif)
• Numéro d’ordre de chacun des articles (un article correspond à 1 boîte).
• Description du contenu des articles (description courte et précise : objet, action, nature des pièces). Pensez à développer les sigles.
• Dates extrêmes des articles (date du document le plus ancien et du document le plus récent contenus dans le dossier).
• Signature et cachet du responsable du service versant.

Pour savoir quels documents peuvent être versés, consulter la rubrique « textes applicables ».

Préparation matérielle du versement

• Utiliser des boîtes d’une taille d’environ 10 cm de large afin qu’elles soient facilement manipulables et transportables.
• Numéroter les boîtes en continu de 1 à l’infini.
• Attention : ne pas introduire de "bis" ou de "ter", ne pas recommencer la numérotation pour de nouvelles catégories de documents. Cette numérotation doit coïncider avec les numéros d’ordre inscrits sur le bordereau de versement.
• Inscrire le numéro attribué à la boîte sur le petit côté de la boîte de façon lisible.
• Évaluer la quantité de documents à verser (métrage linéaire, nombre de boîtes...).