Textes applicables

Les outils

Les versements et les éliminations sont effectués en fonction des règles de conservation en vigueur (délai de conservation, sort des documents au terme de ce délai).

À cet effet, les administrations et les collectivités disposent de deux types d’outils :

1 / Les circulaires de tri rédigées et diffusées par le service interministériel des Archives de France (Ministère de la Culture).

2 / Les tableaux de tri et de conservation (ou tableaux de gestion des archives) élaborés par les Archives départementales en collaboration avec les services. Ces tableaux déclinent au niveau local les règles portées par les textes de portée nationale ou remplacent ceux-ci pour les domaines qu’ils ne couvrent pas.

Comment les utiliser ?  

Les circulaires sont le plus souvent précédées d’une introduction détaillée, explicitant les principes suivis dans le cadre de son élaboration. Circulaires et tableaux de tri se présentent généralement sous forme d’un tableau à quatre colonnes :

• Typologie des documents : recensement des documents produits ou reçus dans le cadre de l’activité considérée
• DUA (durée d’utilité administrative) : durée pendant laquelle les documents doivent être conservés dans les locaux du service producteur.
• Sort final : les différentes possibilités sont indiquées par des lettres :

C pour Conservation (parfois V pour Versement) : les documents doivent être versés aux Archives départementales à l’issue de leur DUA.

T pour Tri : les documents doivent être triés et seront partiellement versés aux Archives départementales, partiellement éliminés. Les modalités du tri sont précisées dans la colonne « Observations » (attention : les modalités d'échantillonnage ont récemment été modifiées, nous consulter au préalable).

D pour destruction (parfois E pour Élimination) : les documents seront intégralement éliminés à l’issue de leur DUA, après obtention du visa de l’administration des Archives.

• Observations : informations complémentaires nécessaires à la mise en œuvre des prescriptions relatives à la DUA et au sort final.

Où les trouver ?

Les circulaires de tri sont publiées sur le site du Service interministériel des Archives de France. Les principaux textes réglementaires relatifs aux hôpitaux et aux affaires sanitaires et sociales y figurent.

Que faire lorsqu’un type de document n’est pas répertorié dans les textes ?

Bien que les textes règlementaires soient périodiquement remis à jour pour tenir compte des évolutions administratives, ils ne peuvent couvrir l’intégralité de la production documentaire des services de l’État et des collectivités territoriales. Il arrive donc parfois que des documents ne se trouvent répertoriés dans aucun texte, ou que l'interprétation d'une circulaire soulève des questions. Dans ce cas, prenez contact avec les Archives départementales, qui détermineront en collaboration avec votre service le sort final du document.