Externaliser la conservation de ses archives

La gestion externalisée des archives publiques produites par les établissements hospitaliers, c’est-à-dire leur stockage dans les locaux d’un prestataire privé, est encadrée par le code du patrimoine (art. L 212-4 et R212-19 à R212-31) et le code de la santé publique (art. L 1111-8, R.1111-9 et suivants ).

L’externalisation peut s’appliquer aussi bien aux archives sur support papier qu’aux archives électroniques. Elle ne concerne cependant que les archives courantes et intermédiaires.

• Le dépôt ne peut être effectué qu’auprès d’une société agréée à cet effet, dont la liste figure sur le site du Service interministériel des archives de France. Les prestataires agréés par le ministère de la Culture pour la conservation d’archives courantes et intermédiaires sur support papier le sont également pour l'hébergement de données de santé à caractère personnel sur support papier. En revanche, l’hébergement de données de santé à caractère personnel sur support informatique nécessite un autre agrément, accordé par le ministre de la santé (voir le site du Service interministériel des Archives de France : page générale et cas particulier de l'archivage externalisé des données de santé).
• Une déclaration de dépôt d’archives courantes et intermédiaires doit être adressée par lettre recommandée avec demande d’avis de réception au directeur des Archives départementales, chargé du contrôle scientifique et technique. Elle doit comporter les informations suivantes : contexte, objectifs et durée prévisionnelle de l’opération ; liste et dates extrêmes des archives déposées ; volume, métrage linéaire ou nombre des documents déposés (code du patrimoine, art. R.212-19-20).
• Un contrat de dépôt est conclu par écrit. Plusieurs clauses y figurent de manière obligatoire (code du patrimoine, art. R.212-22).

Le contrat doit être transmis au directeur des Archives départementales, qui dispose d’un délai d’un mois pour formuler ses observations. La signature du contrat ne peut intervenir qu’à l’issue de ce délai. Le directeur des Archives départementales doit être destinataire d’un exemplaire du contrat signé (code du patrimoine, art. R.212-21).