Cadre réglementaire

Les archives sont l'ensemble des documents, quels que soient leur date, leur lieu de conservation, leur forme et leur support, produits ou reçus par toute personne physique ou morale et par tout service ou organisme public ou privé dans l'exercice de leur activité (code du patrimoine, art. L 211-1).

Les minutes et répertoires des officiers publics et ministériels sont des archives publiques (code du patrimoine, art. L 211-4), sur lesquelles le directeur des archives départementales exerce le contrôle scientifique et technique. Elles doivent être versées aux archives départementales à l'issue d'un délai de 75 ans à compter de leur date de création.

Les archives départementales ont pour mission de classer ces archives, conservées dans la sous-série 4 E (archives notariales) et d'en assurer la communication au public dans les conditions prévues au code du patrimoine, c'est-à-dire à l'issue d'un délai de 75 ans, ou 25 ans à compter du décès de l'intéressé si ce délai est plus bref ; ce délai est porté à 100 ans à compter de la date du document ou 25 ans après le décès de l'intéressé pour les documents se rapportant à des personnes mineures (code du patrimoine, art. L 213-2).

Les autres documents provenant de l'activité des notaires et officiers publics sont des archives privées. Les archives départementales n'exercent pas de contrôle sur ces archives, mais peuvent apporter des conseils pour leur gestion et leur bonne conservation. Les archives départementales de la Haute-Vienne conservent parmi les fonds privés quelques fonds d'études d'officiers publics et ministériels.