L'aide technique pour le classement et la valorisation des archives proposée par le Conseil départemental de la Haute-Vienne

Depuis 1991, les Archives départementales, service du Conseil général puis départemental, proposent aux communes (sauf Limoges) et aux communautés de communes de la Haute-Vienne, une aide technique pour le classement et la valorisation des archives, avec la mise à disposition au sein de la collectivité demandeuse, d’une archiviste spécialisée dans les archives des communes et groupements de communes.

La demande d’aide technique est toujours un acte volontaire.

Elle se concrétise par un courrier adressé à Monsieur le Président du Conseil départemental, sur lequel sont mentionnés les principaux motifs de celle-ci: réorganisation interne de la collectivité (nouveau conseil, mouvement du personnel, etc.), réaménagement des bâtiments dont la salle d’archives, etc.

Après signature d’une convention entre les deux parties, le travail d’archivage est organisé en « binôme » : un agent municipal ou communautaire (voire plusieurs dans les collectivités les plus importantes, organisées en services) et une archiviste ; dans certaines mairies, les maires, adjoints et/ou conseillers municipaux participent très activement à cette mission.

Cette aide technique se structure autour de plusieurs axes :

• la formation du personnel,
• l’aménagement de la salle d’archives,
• le tri, le classement et le conditionnement des archives conservées,
• la rédaction d’un répertoire avec mise à jour,
• l’élimination des documents avec rédaction des bordereaux soumis au visa de la directrice des Archives départementales,
• l’élaboration d’un programme pluriannuel de reliure et de restauration,
• les actions de valorisation : accueil des scolaires et adultes, journées du patrimoine (avec thématiques autour de l’exposition principale : découverte de l’histoire des familles, atelier identification photographies, jeux, randonnées, etc.), etc.
• les recherches administratives et historiques,
• etc.

L’organisation de cette aide technique varie en fonction de la taille de la collectivité et de la disponibilité des élus et des fonctionnaires; par exemple : une journée par an, quatre jours dans la même semaine une fois par trimestre, une intervention par mois, etc.

Coût de l’aide technique - Les communes et communautés de communes prennent uniquement en charge les frais de déplacement et de repas de l’archiviste.