Externaliser la conservation de ses archives

La gestion externalisée des archives publiques, c’est-à-dire leur stockage dans les locaux d’un prestataire privé, est encadrée par le code du patrimoine (art. L212-4 et R212-19 à R212-31). L’externalisation peut s’appliquer aussi bien aux archives sur support papier qu’aux archives électroniques. Elle ne concerne cependant que les archives courantes et intermédiaires.

• Le dépôt ne peut être effectué qu’auprès d’une société agréée à cet effet, dont la liste figure sur le site du Service interministériel des archives de France .
• Une déclaration de dépôt d’archives courantes et intermédiaires doit être adressée par lettre recommandée avec demande d’avis de réception au directeur des Archives départementales, chargé du contrôle scientifique et technique. Elle doit comporter les informations suivantes : contexte, objectifs et durée prévisionnelle de l’opération ; liste et dates extrêmes des archives déposées ; volume, métrage linéaire ou nombre des documents déposés (code du patrimoine, art. R212-19-20).
• Un contrat de dépôt est conclu par écrit. Plusieurs clauses y figurent de manière obligatoire (code du patrimoine, art. R.212-22).

Le contrat est transmis au directeur des Archives départementales, qui dispose d’un délai d’un mois pour formuler ses observations. La signature du contrat ne peut intervenir qu’à l’issue de ce délai. Le directeur des Archives départementales est destinataire d’un exemplaire du contrat signé (code du patrimoine, art. R.212-21).