Textes applicables

Les outils

Les versements et les éliminations sont effectués en fonction des règles de conservation en vigueur (délai de conservation, sort des documents au terme de ce délai).

À cet effet, les administrations et les collectivités disposent de deux types d’outils :

1 / Les circulaires de tri rédigées et diffusées par le service interministériel des Archives de France (Ministère de la Culture).

2 / Les tableaux de tri et de conservation (ou tableaux de gestion des archives) élaborés par les Archives départementales en collaboration avec les services. Ces tableaux déclinent au niveau local les règles portées par les textes de portée nationale ou remplacent ceux-ci pour les domaines qu’ils ne couvrent pas.

Comment les utiliser ?  

Les circulaires sont le plus souvent précédées d’une introduction détaillée, explicitant les principes suivis dans le cadre de son élaboration. Circulaires et tableaux de tri se présentent généralement sous forme d’un tableau à quatre colonnes :

• Typologie des documents : recensement des documents produits ou reçus dans le cadre de l’activité considérée
• DUA (durée d’utilité administrative) : durée pendant laquelle les documents doivent être conservés dans les locaux du service producteur.
• Sort final : les différentes possibilités sont indiquées par des lettres :

C pour Conservation (parfois V pour Versement) : les documents doivent être versés aux Archives départementales à l’issue de leur DUA.

T pour Tri : les documents doivent être triés et seront partiellement versés aux Archives départementales, partiellement éliminés. Les modalités du tri sont précisées dans la colonne « Observations » (attention : les modalités d'échantillonnage ont récemment été modifiées, nous consulter au préalable).

D pour destruction (parfois E pour Élimination) : les documents seront intégralement éliminés à l’issue de leur DUA, après obtention du visa de l’administration des Archives.

• Observations : informations complémentaires nécessaires à la mise en œuvre des prescriptions relatives à la DUA et au sort final.

Où les trouver ?

Les circulaires de tri sont publiées sur le site du Service interministériel des Archives de France. Elles sont classées par grands domaines d’activité administrative.

Plusieurs circulaires transversales peuvent être utiles à l’ensemble des services de l’État et des collectivités territoriales :

• Tri et conservation des archives produites par les services communs à l’ensemble des collectivités territoriales (communes, départements et régions) et structures intercommunales (instruction DAF/DPACI/RES/2009/018 du 28 août 2009). Domaines concernés : Assemblée, instances consultatives et cabinet ; Ressources humaines ; Patrimoine mobilier, immobilier et foncier ; Affaires juridiques, contentieux et assurances ; Finances, Marchés publics ; Contrôle et évaluation ; Relations internationales ; Communication ; Documentation ; Informatique.
• Mesures de simplification relatives et à la conservation des dossiers individuels des agents publics (note d’information DGP/SIAF/2014/001 du 10 janvier 2014).
• Tri et conservation des dossiers de personnel des services déconcentrés de l’État et des collectivités territoriales (circulaire AD 95-1 du 27 janvier 1995).

On trouvera par ailleurs ci-dessous un certain nombre de circulaires et de tableaux de tri plus spécifiquement destinés aux services du Conseil départemental :

• Traitement des archives produites dans le cadre de l’aide sociale en faveur des mineurs (circulaire AD 98-6 du 6 juillet 1998).
• Traitement des archives produites dans le cadre du revenu minimum d’insertion (circulaire AD 99-1 du 2 avril 1999).
• Cycles de vie des données numériques du revenu minimum d’insertion (RMI) et de l’aide sociale générale (ASG) et profils du standard d’échange de données pour l’archivage des données numériques (SEDA) s’y rapportant (instruction DITN/RES/2009/008 du 12 juin 2009).
• Profils du standard d’échange de données pour l’archivage des données numériques de l’aide sociale à l’enfance (ASE) et de l’allocation personnalisée d’autonomie (APA) (instruction DITN/RES/2007/003 du 15 mai 2007).
• Tableau de tri des archives produites par les MDD social.

• Tableau de tri des archives produites par PAPH (décédés, successions réglées, « inactifs », tarification).

• Tableau de tri des archives produites par la Bibliothèque départementale de prêt (BDP).

• Instruction de tri et de conservation pour les archives reçues et produites par les services et établissements concourant à l’éducation nationale (rectorats, inspections académiques, établissements d’enseignement supérieur, établissements publics locaux d’enseignement, écoles, établissements d’enseignement adapté et spécialisé, services scolaires des collectivités territoriales, centres de formation et d’apprentissage) (instruction DPACI/RES/2005/003 du 22 février 2005).
• Tri et conservation des archives produites par les laboratoires d’analyses publics ou chargés d’une mission de service public (modification de la circulaire conjointe n° DPACI/RES/2008/018 du 31 décembre 2008 et n° DGAL/MAPP/N2009-8029 du 21 janvier 2009) (circulaire DGP/SIAF/2012/006 du 16 avril 2012).
• Tableau de tri des archives du Centre de la Mémoire d’Oradour-sur-Glane.

• Tableau de tri de la Direction Culture-Sport-Tourisme.

• Tableau de tri de la Direction du développement local et de l'environnement. Sous-direction eau, environnement ; Service assistance technique à l'assainissement : Service équipement des communes.

Que faire lorsqu’un type de document n’est pas répertorié dans les textes ?

Bien que les textes règlementaires soient périodiquement remis à jour pour tenir compte des évolutions administratives, ils ne peuvent couvrir l’intégralité de la production documentaire des services de l’État et des collectivités territoriales. Il arrive donc parfois que des documents ne se trouvent répertoriés dans aucun texte, ou que l'interprétation d'une circulaire soulève des questions. Dans ce cas, prenez contact avec les Archives départementales, qui détermineront en collaboration avec votre service le sort final du document.