Communication

Loi du 15 juillet 2008, modifiant le code du patrimoine et en particulier les articles  L213-1 à L 213-8, relatifs au régime de communication des archives

Loi n° 78-753 du 17 juillet 1978, portant diverses mesures d’amélioration des relations entre l’administration et le public et diverses dispositions d’ordre administratif, social et fiscal.

1 - Communication administrative

• Un service consulte les documents qu’il a produits sans autorisation particulière mais en demande une pour ceux qu’il n’a pas produits.

• Les élus sont soumis aux mêmes règles que celles appliquées à tous les citoyens, à l’exception de ceux pourvus d’une délégation spécifique concernant leurs domaines d’attribution.

2 - Communication au public

• La consultation des archives est gratuite et s’effectue sur place sous la surveillance d’un agent ; l’inscription du lecteur est obligatoire sur présentation d’une pièce d’identité avec photographie.

• Un cahier ou classeur est ouvert afin d’enregistrer toute personne consultant les archives ; les éléments suivants seront relevés : nom patronymique, numéro de la pièce d’identité, adresse, objet de la recherche (exemple : histoire familiale, recherche universitaire, recherche administrative, etc.) et surtout les documents consultés.

• Les usagers doivent respecter les règles suivantes : manipulation soigneuse des documents, usage du crayon de papier, interdiction de consommer de la nourriture et des boissons, etc. Le public n’a pas accès au local de conservation.

• Dans le cadre de la consultation des archives par les élus et services, il est conseillé de mettre en place un cahier ou des fiches « fantôme » permettant le suivi des documents.

• La collectivité n’a pas à se substituer aux particuliers dans la réalisation de leurs recherches personnelles ; elle doit cependant satisfaire à toutes les demandes à caractère administratif.

• La circulaire des Archives de France AD 2200/5254 du 4 novembre 1983, précise que la reproduction de documents est une possibilité offerte au public et non un droit. Elle est soumise à certaines règles : en fonction des ressources humaines et matérielles des services, de l’état de conservation des documents et de la règlementation en vigueur.

• La photocopie des documents reliés est interdite.

• La reproduction des archives est payante, si c’est la collectivité qui la réalise (arrêté du 1^er octobre 2001, relatif aux conditions de fixation et de détermination du montant des frais de copie d’un document administratif).

• Les particuliers peuvent reproduire certains documents avec leur appareil photographique sans flash.

Délais de communicabilité des archives produites par les communes et leurs groupements

Attention : le refus de communication de documents peut conduire un lecteur à entamer une procédure auprès de la commission d’accès aux documents administratifs (CADA).

Les Archives départementales vous apportent aide et conseils sur ce sujet.