Contrôle scientifique et technique

Le directeur des Archives départementales, par délégation du Préfet, est chargée du contrôle scientifique et technique de L’État sur les archives des collectivités territoriales (code du patrimoine, art. L212-10 et Code général des collectivités territoriales, art. D1421-1 et D1421-2 ).

Cette visite est organisée à l’initiative des Archives départementales et se fait sur place et sur pièces. Tous les espaces de conservation des documents (bureaux des élus et des fonctionnaires, le grenier, la cave, les anciens logements de fonction, etc.) sont visités.

Ce contrôle est destiné à dresser l’état des archives existantes et s’assurer de leur bonne conservation. Un rapport d’inspection est ensuite rédigé et envoyé à la collectivité, par le secrétariat général de la Préfecture.

Il s’exerce également sous d’autres formes, notamment :

• la délivrance des autorisations de destruction des archives publiques (code du patrimoine, article R212-51 ), voir chapitre Éliminations ;
• l’avis technique préalable à tous travaux :

- de construction ou d’aménagement de locaux d’archivage, (code du patrimoine, article R212-54 ), voir chapitre Salle d’archives,

- de classement d’archives, voir chapitre Gestion des dossiers au quotidien,

- de reliure et de restauration, voir chapitre Reliure et restauration;

• l’aide en cas de sinistres : inondation partielle (infiltration, rupture de gouttière et/ou de canalisation, etc.), inondation totale, incendie, infestation par des moisissures ou des nuisibles, etc. ; dans tous les cas, une déclaration de sinistre doit être adressée à la préfecture et aux Archives départementales. Vous devez inclure les archives dans les contrats d’assurance passés par votre collectivité (code du patrimoine, article R212-53 ).