Dépôts d'archives communales

Le code du patrimoine distingue deux catégories de communes dans la gestion des archives : les communes de moins de 2 000 habitants et celles de plus de 2 000 habitants.

Chiffres clés sur les communes haut-viennoises au 1^er janvier 2015

communes : 201

communes de plus de 2 000 habitants : 29

communes de moins de 2 000 habitants : 172

Les communes de moins de 2 000 habitants

L’article L.212-11 du Code patrimoine dispose que « Les archives produites ou reçues par les communes de moins de 2 000 habitants [...] 2° Sont déposées au service départemental d'archives compétent à l'expiration d'un délai de cent vingt ans pour les registres de l'état civil et de cinquante ans pour les autres documents n'ayant plus d'utilité administrative et destinés à être conservés à titre définitif ».

Le même article précise « toutefois, après déclaration auprès du représentant de l'Etat dans le département et accord de l'administration des archives, la commune peut conserver elle-même ses archives ou les confier au service d'archives du groupement de communes à fiscalité propre auquel elle appartient ou au service d'archives de la commune membre désignée par ce groupement pour gérer les archives de celui-ci ».

Le terme dépôt signifie que les documents concernés par ce texte, sont transférés aux Archives départementales, mais que la commune en reste propriétaire.

Les archives déposées sont alors classées et analysées dans un répertoire (code du patrimoine, article R212-58) selon le cadre de classement de 1926 et les documents à éliminer sont recensés sur un bordereau, visé par le maire et le directeur des Archives départementales ; ces deux documents sont à conserver définitivement en mairie.

Chiffres clés sur les archives communales haut-viennoises déposées au 1^er janvier 2015

• Archives communales déposées aux Archives départementales : 180 dépôts
• communes de moins de 2 000 habitants : 171 dépôts (dont 3 dépôts, de communes rattachées à d’autres suite aux lois de décentralisation)
• communes de plus de 2 000 habitants : 9 dépôts (anciennes communes de moins de 2 000 habitants, pour la plupart)
• Date du plus ancien document déposé : commune de Blond, 1559
• Date du plus récent document déposé : commune de Saint-Hilaire-la-Treille, 1995
• Métrage linéaire total conservé : 445 ml

- archives classées avec répertoires : 345 ml

- archives en attente de classement : 100 ml (nous contacter)

• Fonds communal déposé le plus volumineux : commune de Darnac, 6,95 ml
• Fonds communal déposé le moins volumineux : commune de Cheissoux, 0,02 ml

À ce jour, 162 fonds d’archives communales sont cotés en E dépôt, suivi du numéro INSEE de la commune, puis de la série du cadre de classement de 1926 et d’un numéro en continu ; 18 fonds sont encore sous l’ancienne cotation E supplément, appelée à disparaître.

Toutes les archives d’une commune ne sont pas déposées aux Archives départementales (voir texte de loi ci-dessus). Des dépôts complémentaires sont régulièrement effectués par les communes. De très nombreux documents sont conservés en mairie car trop récents, exemples : les registres des délibérations du conseil municipal et d’état civil de moins de 100 ans, les permis de construire, etc.

Les communes de plus de 2 000 habitants

En Haute-Vienne, ces communes gèrent directement leurs archives. Eu égard au volume des documents, l’aide technique pour le classement et la valorisation des archives proposée par le Conseil départemental correspond tout à fait à leurs besoins.