Dossiers au quotidien
Un document et/ou un dossier doit être identifié et daté afin de faciliter sa gestion : recherche, conservation ou élimination.
Cette « carte d’identité » le suit toute sa vie du bureau jusqu'à la salle d’archives.
Le titre résume le contenu du dossier. Les dates sont celles de son ouverture et de sa fermeture. Les termes « divers », « affaires générales », « à classer », etc. sont à proscrire.
Exemples de rédaction des dossiers et/ou des dos de boîtes :
| Etat civil | Personnel communal | Elections politiques | Marchés publics |
|---|---|---|---|
| Dossiers de mariages | Cotisations sociales | Elections municipales | Agrandissement de la place de l'église Offres non retenues |
| 2015 | 2000-2004 | 2001-2014 | 2012 |
Avant d’archiver le dossier, il convient de le remettre en ordre, d’éliminer les imprimés vierges, les brouillons, etc. et de vérifier le classement des pièces, le titre et les dates.
Les dossiers seront ensuite intégrés dans les boîtes correspondantes ou pour les offres non retenues, de constituer une liasse, ficelée sur les quatre côtés, et sur laquelle figure l’objet et l’année du marché.
Contact :
Mme Sylvie Péroche, responsable des archives communales.
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