Classement

Les travaux de classement des archives se font sous la responsabilité du maire et/ou du président de la communauté de communes/syndicat intercommunal et ne peuvent en aucun cas être confié à des bénévoles (particuliers ou associations) ou à des agents non qualifiés.

Le classement, réalisé au jour le jour, peut être :

• alphabétique (dossiers d’agents communaux, d’aide sociale, des soldats morts pour la France, etc.)
• thématique (agriculture, état civil, élections, budgets et comptabilité, marchés publics [bâtiments, voirie, eau potable, assainissement, etc.].
• chronologique (exemple : factures d’investissement, 1990-1999), etc.

Le cadre de classement règlementaire, défini par l’arrêté sur les archives communales du 31 décembre 1926 et mis à jour dans les années 1970, permet de ventiler par séries (ou thèmes : élections, urbanisme, etc.), tous les dossiers produits dans votre mairie.

Les communautés de communes et syndicats intercommunaux pourront opter pour le classement en continu ou semi-continu en fonction des compétences définies dans les statuts et/ou du versement des dossiers dans la salle d’archives (application de la série W - par exemple : 1 W – Conseil communautaire/syndical ; 2 W – Budgets et comptes ; 3 W - Comptabilité ; 4 W – Ressources humaines, etc.).

L’archivage, mais aussi la recherche des documents, sera facilité si vous anticipez le classement dès l’ouverture de votre dossier, exemple :

• en Haute-Vienne les factures d’investissement sont conservées dans les communes et leurs groupements ; il faut donc au début de l’année budgétaire, créer un dossier pour les « factures d’investissement » (ce dossier sera conservé définitivement) ; un autre pour les « factures de fonctionnement » (ce dossier sera éliminé au terme des 10 ans après tri).