Salles d'archives

L’aménagement d’un local d’archivage gagne à respecter quelques principes simples, qui permettent d’assurer la conservation des archives dans de bonnes conditions.

Du choix du local à celui de son mobilier, les Archives départementales peuvent vous apporter leurs conseils à chacune des étapes de votre projet.

Les règles encadrant la construction et l'aménagement des locaux d'archives des collectivités territoriales figurent au code du patrimoine, art. R212-54.

Emplacement du local

• Choisir un local accessible de plain-pied, pour faciliter les transports d’archives.
• Éviter le voisinage de locaux à risque ou polluants (chaufferie, garage…).
• S’assurer que le local retenu présente un climat stable : les variations brutales de température et d’hygrométrie nuisent à la bonne conservation des documents.
• Les locaux enterrés, les locaux sous toiture et le passage de canalisations dans les locaux accroissent les risques d’infiltration et de dégâts des eaux : si le local retenu présente ces caractéristiques, éviter de stocker les documents destinés à la conservation définitive aux emplacements à risque.
• Éviter une exposition trop forte des archives à la lumière naturelle, notamment si elles ne sont pas en boîtes (équiper les fenêtres de stores).
• Prévoir le ménage ponctuel du local.

Sécurité

• Le local d’archives doit être fermé à clef et être placé sous le contrôle du responsable des archives, chargé de gérer les prêts internes au service. C’est pourquoi il est fortement déconseillé de mutualiser le stockage des archives avec d’autres fonctions (stockage de fournitures ou de matériel).
• Le local doit présenter une résistance au sol suffisante pour accueillir des rayonnages d’archives : 900 kg / m² pour un local équipé en rayonnages fixes de 2,20 m de hauteur, 1 300 kg / m² pour des rayonnages mobiles de même hauteur.
• Prévoir d’équiper le local de détecteurs de fumée et d’extincteurs.

Mobilier et équipement

• Choisir de préférence des rayonnages métalliques, équipés de tablettes réglables en hauteur (tous les 5 cm, sans déboulonnage). Chaque tablette doit pouvoir supporter 100 kg/m² sans fléchir.
• La hauteur maximale conseillée des rayonnages est de 2,20 m, avec des allées de desserte de 80 cm minimum. La tablette la plus basse doit être située à 15 cm du sol (en cas de dégât des eaux).
• Si la configuration du local le permet, éviter d’implanter des rayonnages le long de murs donnant directement sur l’extérieur (risques d’infiltrations).
• Les documents ne doivent en aucun cas être stockés au sol (en cas d’inondation) ni au-dessus de la tablette de couverture des étagères (risque de chute).
• Le mobilier doit être coté et numéroté pour faciliter le repérage de la localisation des documents.
• Prévoir du petit mobilier : escabeau ou tabouret pied d’éléphant pour accéder aux étagères supérieures, table et chaise pour les travaux de recherche ponctuellement effectués dans le local, prises de courant (ménage, branchement d’un poste informatique), etc.