Eliminations
Éliminer est un geste indispensable pour la bonne administration de la collectivité.
Il distingue au terme de la durée d’utilité administrative (DUA), les archives à conserver définitivement des archives à éliminer, car dépourvues d’intérêt administratif et historique.
Pour connaître les durées de conservation des documents, les communes et groupements de communes ont à leur disposition sur Internet, deux supports, sous forme de tableaux de gestion, présentant par thèmes :
- une très riche introduction,
- la typologie des documents produits par les collectivités,
- la DUA,
- le sort final (C ou V pour conserver, D pour détruire/éliminer et T pour trier)
- et l’indispensable colonne « observations », portant mentions des textes règlementaires, des obligations et conseils pratiques, etc.
L’instruction DAF/DPACI/RES/2009/018 du 28 août 2009 relative au tri et à la conservation des archives produites par les services communs à l’ensemble des collectivités territoriales (communes, départements et régions) et structures intercommunales (184 pages) concerne les domaines suivante :
1 - Assemblées, instances consultatives et cabinet
2 - Ressources humaines (attention aux mises à jour en commentaires du document)
3 - Patrimoine mobilier, immobilier et foncier
4 - Affaires juridiques, contentieux et assurances
5 - Finances
7 - Contrôle et évaluation
8 - Relations internationales
9 - Communication
10 - Archives
11 - Documentation
12 - Informatique
Pour le chapitre "Marchés publics" (précédemment chapitre 6), il convient désormais de se référer au référentiel DGP/SIAF/2021/001 "Gestion du cycle de vie et archivage des données et documents numériques produits dans le cadre des marchés publics" du 19 janvier 2021.
Les préconisations relatives au tri et à la conservation des archives produites par les communes et structures intercommunales dans leurs domaines d’activité spécifiques : DGP/SIAF/2014/006 du 22 septembre 2014 (275 pages) concernent les domaines suivants :
0 – Procédures et modes de gestion transverses
1 – Attributions du maire en tant qu’agent de l’Etat
2 – Police et sécurité publique
3 – Cadastre et impôts locaux
4 – Politique de la ville
5 – Urbanisme
Depuis le 1er janvier 2022, conformément à la loi Elan et aux articles L 112-8 et 9 du code des relations entre le public et l’administration, toutes les communes doivent être en mesure de recevoir sous forme dématérialisée les demandes d’autorisation d’urbanisme. Seules les communes de plus de 3500 habitants ont également l’obligation d’instruire ces demandes sous cette même forme.
Il convient donc de se référer à la circulaire DGPA/SIAF/2021/003 sur les modalités de numérisation et l’archivage des dossiers demandes d’autorisation d’urbanisme.
A ce titre, il faut se référer aux guides publiés "Dossiers d’urbanisme : comment numériser pour bien archiver ?" selon la circulaire DGPA/SIAF/2022/003.
6 – Transports et déplacements
7 – Gestion du domaine public, voirie et réseaux
8 – Action sociale
9 – Habitat et logement social
10 – Santé et environnement
11 – Petite enfance
12 – Enfance et jeunesse
13 – Culture, sport et vie associative
14 – Agriculture
15 – Action économique
16 – Tourisme
Une instruction spécifique au traitement et à la conservation des archives relatives aux élections politiques postérieures à 1945 a été publiée le 5 janvier 2004 :
Avant toute élimination, il faut faire preuve de souplesse quant à l’application de ces instructions, et analyser les conséquences juridiques, financières, etc., mais également bien connaître l’histoire du territoire.
Le travail de tri doit débuter par les séries volumineuses, afin de libérer de l’espace ; par exemple : les taxes foncières et d’habitation et matrices cadastrales imprimées de plus de 5 ans, etc. En Haute-Vienne, les taxes professionnelles sont conservées.
Il faut diminuer la masse de papier en privilégiant dès sa création, le support électronique ; exemple : l’enregistrement du courrier arrivé/départ peut se faire désormais sur un tableur et non plus sur un registre.
Avant toute élimination, il est obligatoire de rédiger un bordereau d’élimination en deux exemplaires qui sera signé par le représentant de la collectivité et adressé ensuite pour visa du directeur, aux Archives départementales ; les applications informatiques éliminées seront mentionnées sur le bordereau d’élimination.
Dans certaines mairies haut-viennoises, les éliminations d’archives contemporaines représentent environ 40 % du métrage linéaire total et pour les communautés de communes, entre 50 et 60 %.
Les bordereaux seront conservés définitivement : un dans le dossier Archives de la collectivité, l’autre aux Archives départementales. Ce bordereau est la preuve du respect de la procédure administrative et témoigne de l’existence antérieure des documents.
La destruction physique des documents, réalisée principalement par le feu et en toute confidentialité, ne se fera qu’après l’accord des Archives départementales. Des demandes d’élimination de documents peuvent être refusées.
Contact :
Mme Sylvie Péroche, responsable des archives communales.
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