Tenue des registres des communes et de certains de leurs groupements

En application des :

• décret n° 2010-783 du 8 juillet 2010, modifiant l’article R 2121-9 du CGCT, relatif à la tenue des registres des délibérations,
• norme IOCB 1032174 C du 14 décembre 2010 relative à la tenue des registres des communes et de certains de leurs groupements,
• note de M. le Préfet de la Haute-Vienne du 12 mai 2011, relative à la reliure des feuillets mobiles,
• note d’information DGP/SIAF/2011/019 du 18 octobre 2011 relative à la reliure des registres des délibérations des communes et de certains de leurs groupements.

Délibérations

Depuis le 14 décembre 2010, les registres de délibérations sont tenus sur feuillets mobiles et sur du papier permanent.

La reliure de ces feuillets « aura les mêmes caractéristiques que celle des registres d’état civil », à savoir une reliure par couture des cahiers ; reliés, les volumes ne doivent pas comporter plus de 200 à 250 pages.

Arrêtés

En application de l’instruction DAF/DPACI/RES/2009/018 du 28 août 2009 (page 30), les arrêtés à valeur règlementaire temporaire ne seront plus reliés et seront éliminés au terme d’une DUA de 5 ans ; ils concernent principalement la voirie (exemples : stationnement pour travaux, déménagement, installation d’échafaudage, vente au déballage, etc.). Ceux-ci seront simplement conservés dans des sous-chemises et classés par années.

Les arrêtés à valeur règlementaire permanente seront regroupés par thèmes ; dans l’attente d’une reliure ; un dossier sera ouvert pour les arrêtés « ressources humaines », un autre intitulé par exemple « arrêtés de portée générale », contenant les quelques arrêtés de voirie à conserver, etc.

Ces feuillets seront reliés, selon les mêmes règles que les délibérations.

Avant la reliure et au jour le jour, une table chronologique de tous les arrêtés de portée générale (y compris ceux éliminés à court terme) sera rédigée sur tableur ; elle sera incorporée dans le registre concerné.

Pour le registre « ressources humaines », une table alphabétique des agents peut s’avérer très utile, en complément de la table chronologique.